Hintergründe | 12.07.2021 | von Lena Wessel

Projektmanagement als Möglichkeit Kundenerwartungen zu verstehen und zu erfüllen.

Erfolgreiches Projektmanagement erfordert nicht nur einen Projekt- und Budgetplan, sondern auch jederzeit die Bedürfnisse des Kunden und die Kapazitäten des Teams zu kennen und diese vermitteln zu können. 

Wie denken wir Projektmanagement? 

Zunächst unterteilen wir die anstehenden Projekte in Entwicklungsprojekte (z. B. ganzjährige Kampagnen oder Weiterentwicklung von Corporate Designs), wiederkehrende Auftragsprojekte (z. B. monatliches Programmheft oder Anzeigenschaltungen) und in konkrete Auftragsprojekte (wie Formatadaptionen usw.). In Entwicklungsprojekten und wiederkehrenden Auftragsprojekten ermöglicht die komfortable zeitliche Planbarkeit eine langfristige Ressourcenplanung. Zu Beginn gemeinsam mit dem Kunden und im weiteren Projektverlauf vor allem intern. Bei konkreten Auftragsprojekten wird eine flexiblere Planung benötigt, die sich ständig an neue Anfragen und Deadlines anpasst. Hierbei erfolgt eine enge, ständige Abstimmung mit dem Kunden und maximale Transparenz. Bei Ressourcenknappheit haben diese Projekte immer Priorität, die im Einklang mit dem Tagesgeschäft stehen muss.

Sobald die erste Planungsphase abgeschlossen ist, unterteilen wir die Aufgaben nach Dringlichkeit und verteilen sie innerhalb des Teams. Da wir uns an Tracking- und Forecasttools bedienen, kennt das Projektmanagement zu jeder Zeit die freien Kapazitäten der Kolleg*innen sowie die fachliche Qualifikation, die benötigt wird. So können wir kurzfristige und verbindliche Zusagen zum Projektstatus geben.

Innerhalb der Design- und Umsetzungsphase binden wir den Kunden so häufig wie nötig ein, um sicherzustellen, dass wir die Erwartungen an das Projekt erfüllen und die Vision verstanden haben. Durch die regelmäßige Einbindung schaffen wir Prozesstransparenz und kürzere Korrekturrunden. Um Entscheidungsprozesse noch weiter zu beschleunigen, setzen wir auf die Bildung einer Designkommission (lesen Sie mehr dazu hier). Der Kunde trägt damit maßgeblich zum Erfolg des Projektes bei. Für uns ist der Abstimmungsverlauf samt Einteilung und Priorisierung der Projekte stets ein iterativer Prozess: Dieses Schema ermöglicht allen Beteiligten maximale Planungssicherheit, einfache Kommunikation und erfolgreiche Projektabschlüsse.

Abschließend möchten wir hier den hohen Stellenwert der nachträglichen Projektevaluation in unserer Arbeitsweise nennen. Egal, ob Strategie, Beratung, Eventkonzeption oder Designprozess: Unsere Kunden erhalten von uns immer eine dem Projekt würdige Dokumentation mit (wenn möglich) metrisch erhobenen Daten zur Verifizierung der entwickelten Maßnahmen.

Fazit:

Neue Technologien ersetzen alte Muster und verändern die Art und Weise, wie wir arbeiten. Die Bandbreite des Projektmanagements wird dabei stetig größer, die Wichtigkeit im Designprozess bleibt aber konstant. Durch kurze Entscheidungs- und  Kommunikationswege können Versprechen gegenüber Kunden eingehalten werden. Das Projektmanagement und die dort verankerte Ressourcenplanung sind gute Möglichkeiten, um interne und externe Prozesse transparent zu machen.

Welchen Stellenwert hat Projektmanagement in Ihrem Unternehmen? Was macht eine erfolgreiche Zusammenarbeit mit dem Kunden aus bzw. was wünschen Sie sich als Kunde von einer Agentur?
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Lena Wessel
Projekt- und Eventmanagerin


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